ويرتبط الامر، حسب الهيئة كذلك، بتراجع عدد الإطارات ذات الكفاءة والتجربة والناجم بالأساس عن ارتفاع المغادرين في إطار التعاون الفني وبطء تعويضهم.
وقد رصدت الهيئة، ان 1680 مؤسسة عمومية من اصل 2954 مؤسسة عمومية منتفعة بمنحة دعم من الدولة سنة 2021 بمقتضى قانون المالية، تتصرف في هذه المنح بشكل يدوي ما يعيق توثيقها محاسبيا وتمكين الهيئات الرقابية من ملفات منظمة ووثائق مُحكمة الحفظ حتى تتمكن من متابعة التصرف فيها.
مؤسسات ووزارات تشكو من ضعف التصرف في الوثائق والارشيف
وعلى سبيل المثال، وحسب التقرير السابع والعشرين للهيئة العليا للرقابة الإدارية والمالية (2020-2021) ، شملت النقائص والإخلالات التي تولت الهيئة متابعتها في خصوص نشاط المركب الصحي بجبل الوسط، التصرف في ارشيفه اذ تمت الاشارة الى تراكم الملفات في أغلب المكاتب وعدم تصنيفها وتنظيمها بطريقة تمكن من الوصول إلى الملفات الجارية باستمرار وسهولة.
كما جرى ، وفق ذات التقرير، رصد عدة إخلالات على مستوى منظومة التصرف الإلكتروني في الوثائق بمركز الإعلامية لوزارة المالية وذلك بالتوازي مع وجود ضعف كبير في ما يخص نسق تضمين العقود صلب المنظومة على مستوى جملة من مكاتب المراقبة، بالرّغم من توفر الإمكانيات الماديّة واللوجستية والتحفيز وهو ما يحدّ من الدور المعهود لهذه المكاتب.
اما في ما يتعلق بمنظومة صيانة الطرقات المرقمة بوزارة التجهيز، فقد كشفت الهيئة العليا للرقابة الادارية والمالية، عدم توفّر وثائق ارشيف دفاتر الحضائر الخاصة بتسع صفقات عمومية قيمتها 11 مليون دينار في ادارة جهوية واحدة مع غياب وثائق فنية حساسة وعدم تحيينها في كافة الادارات الجهوية دون استثناء.
كل هذه الاخلالات تشكل خطرا على مقدرات الادارة بما يمكن ان يتسبب في سوء التصرف في الذمة الاقتصادية للدولة واهدار المال العام.
غياب تقارير تفقد مؤسسة الارشيف الوطني
بعد 2011، مرت تونس بأوضاع مختلفة كانت لها تداعيات على العديد من المجالات بما في ذلك مجال الأرشيف وهو ما خلق تحديات على مستوى التصرف في الوثائق والأرشيف.
وفي هذا الاطار، تشرف مؤسسة الأرشيف الوطني على تطبيق النظام الوطني للتصرف في الوثائق والأرشيف وهي تعمل، من حيث المبدأ، مع مصالح التصرف في الوثائق والأرشيف بالوزارات والمؤسسات العمومية على حسن استعمال الوثائق عبر كافة مراحل المسار الذي تمر به منذ إنشائها في الإدارات والمؤسسات العمومية إلى إتلافها أو حفظها بصفة دائمة وإتاحتها للمواطنين بوصفها مصدرا للبحث العلمي وتراثا وطنيا.
وتتولى مؤسسة الأرشيف الوطني، إسداء الإحاطة الفنية في مجال التصرف في الوثائق والأرشيف للوزارات والمؤسسات العمومية ومساعدتها على إعداد برامج للتصرف في الوثائق والأرشيف ومراقبة ظروف حفظ الأرشيف التابع للوزارات والمؤسسات العمومية.
وحسب التراتيب المنظمة لعمل مؤسسة الأرشيف الوطني، توجد بها تفقدية مسؤولة عن إجراء أعمال التفقد والرقابة لدى المرافق العمومية والهيئات العمومية في مجال إعداد برامج التصرف في وثائقها ووضعها حيز التنفيذ ومراقبة ظروف الحفظ والتصرف في الأرشيف الجاري غير انه وبالاطلاع على موقع مؤسسة الأرشيف الوطني لا يوجد أي تقرير نشاط يتعلق بما أنجزته التفقدية التابعة لهذه المؤسسة.
وبيّنت الأحداث الأخيرة لاسيما حل المجالس البلدية، التي تخللتها مزاعم حول الاستيلاء على ملفات أرشيف أو إتلافها للتغطية على شبهات فساد، غياب المتابعة الحقيقية لهذه الملفات علما ان مؤسسة الأرشيف الوطني التونسي لم تتخذ في هذا الظرف الخاص على الاقل إجراءات محددة لمنع إتلاف وسرقة الأرشيف كما انها لا تفصح في بياناتها المنشورة على قيامها بأي مهمة رقابية أو تفقدية للتأكد من صحة التدمير المفترض أو سرقة الأرشيف.
ووكان والي تونس دعا المؤسسة الأمنية إلى حماية مقرات البلديات والمؤسسات الراجعة لها بالنظر من كافة الاعتداءات وحماية كل الوثائق وحفظ المكاتب و يمنع إخراج اي وثيقة او ما شابهها من مكاتب البلديين ..
الأرشيف هو المادة الأولية للحفاظ على المال العام
يعتبر الأرشيف مادة خام أساسية للكشف عن المخالفات والتجاوزات لا سيما المالية حيث يوفر دليلا ملموسا على جميع الأنشطة والقرارات والمعاملات.
وبفضل الوثائق، يمكن تدقيق وتتبع المراحل المختلفة للتصرف في الإدارة وبشكل خاص في المال العام المنوط بعهدتها والتحقق من احترام القواعد والإجراءات، في هذا الصدد. لذلك فإن الأرشيف محكم التنظيم أداة أساسية لضمان الشفافية والإدارة السليمة للأموال العمومية، وكذلك لمنع الاحتيال والاختلاس.
إحكام التصرف في الوثائق والأرشيف تعزيز للشفافية الادارية والمالية
يلعب إحكام التصرف في الوثائق والأرشيف دورا حاسما في تعزيز الشفافية من خلال توفير النفاذ إلى المعلومات اللازمة لرصد أنشطة الإدارة والتحقق منها. وتتمثل الشفافية الإدارية والمالية في قدرة المواطنين على النفاذ بسهولة إلى المعلومات حول أنشطة الإدارة.
وتسمح الشفافية للمواطنين بمراقبة أنشطة الإدارة والتحقق من أن القرارات يتم اتخاذها بشكل عادل وقانوني. وهذا من شأنه أن يبني ثقة المواطنين في الإدارة ويمكن أن يساعد في منع الفساد وغيره من أشكال إساءة استخدام السلطة.
إحكام التصرف في الأرشيف أساس حماية حقوق الدولة ومحاربة الفساد
يعد إحكام التصرف في الوثائق والأرشيف جزءًا من الحكم الرشيد وأساس حماية حقوق الدولة ومواطنيها. ويضمن حسن التصرف في الوثائق والأرشيف الحقوق الاقتصادية بتعزيز الشفافية ومساءلة الإدارة عن تسيير الشأن العام والتصرف في الأموال العمومية، ضمن افاق رحبة منها تلك التي تفرضها قوانين مختلفة على غرار قوانين النفاذ إلى الوثائق والمعلومات.
وليس الأرشيف ضامنا لحقوق المواطن بل هو ضامن كذلك لحقوق الإدارة ويسمح للمواطنين والإدارة على حد سواء بممارسة الرقابة الضرورية لضمان الحقوق الاقتصادية ومراقبة التصرف وكشف الفساد وردعه.
ويمكن أن يلعب الأرشيف دورا مهما في مكافحة الفساد من خلال تقديم دليل على المعاملات غير القانونية أو الأنشطة غير القانونية الأخرى. يمكن أيضا استخدام الوثائق والأرشيف لمراقبة أنشطة المسؤولين واكتشاف مظاهر الفساد.
نزيف المختصين في التصرف في الوثائق والأرشيف نحو قطاعات أخرى
كان لمغادرة المتخصصين في التصرف في الوثائق والأرشيف إلى القطاعات الأخرى خاصة الاعوام الاخيرة وهو ما تثبته بيانات وكالة التعاون الفني وغيرها بحثا عن مسارات مهنية أحسن، تأثير كبير على قطاع الأرشيف
وأدى إفقار الميدان إلى انخفاض جودة الخدمات المقدمة في مصالح الأرشيف وفي سائر المؤسسات العمومية والإدارات التي خسرت عددا من المختصين في هذا المجال وتدهور الحفاظ على الوثائق والملفات.
بالإضافة إلى ذلك، كان لخسارة الإطارات والمختصين تداعيات على رقمنة الوثائق، مما أدى إلى إبطاء عملية وضع الأرشيف على الإنترنت وجعله في متناول الجمهور وهو ما يتطلب رد الاعتبار إلى ميدان التصرف في الوثائق والأرشيف والاستثمار في الموارد البشرية اللازمة لضمان استدامة الأرشيف.
دعوة لانشاء مجلس أعلى للأرشيف وتفعيل دور تفقدية الأرشيف الوطني
تؤكد عدة دراسات متخصصة وتقارير تدقيق ورقابة رسمية انه ينبغي تفعيل تفقدية الأرشيف الوطني، بتكثيف المهام الرقابية في الإدارات والمؤسسات العمومية وتمكينها من الوسائل والإمكانات الضرورية للقيام بمهامها على أحسن وجه.
كما تجري التوصية، في ذات الإطار، بإنشاء مجلس أعلى للأرشيف، تحت رعاية رئاسة الجمهورية، يكون أعضاؤه من الأرشيف الوطني والوزارات.
وتتمثل مهمته في ضمان التطبيق السليم للأحكام القانونية المتعلقة بالأرشيف، وتعزيز دور القطاع في حماية الوثائق العمومية وحوكمة الوثائق والأرشيف بالوزارات والمؤسسات العمومية وتعزيز الشفافية والمساءلة ومكافحة الفساد لنضمن بذلك المحافظة على الوثائق التاريخية للأجيال القادمة.
إن إنشاء مثل هذا الهيكل، وفق متابعين للشأن الوطني، يمكن تونس من ضمان الحفاظ على تراثها الوثائقي والمساهمة في نقل تاريخها وثقافتها إلى الأجيال القادمة.