Für Verwaltungskosten wird kassiert, oder das Schreiben trudelt zu spät ein: Rund um Betriebskostenabrechnungen läuft nicht immer alles korrekt ab. Tipps, wie man dies erkennt und wie man damit umgeht.
Auch wenn es nicht zu den Lieblingsbeschäftigungen von Mietern und Mieterinnen zählen dürfte: Nebenkostenabrechnungen genau zu überprüfen, kann lohnen.
Denn Fehler kommen vor, und teils stellen Vermieter nicht leicht nachvollziehbare Forderungen, informiert die Verbraucherzentrale Nordrhein-Westfalen. Dann gilt es, sich den Durchblick und sein Recht zu verschaffen.
"Die hohen Kosten sowie komplizierte und fehlerhafte Abrechnungen sind nur einige Gründe, warum die Betriebskosten das Rechtsberatungsthema Nummer eins bei den örtlichen Mietervereinen sind", sagt Ulrich Ropertz. Er ist ehemaliger Geschäftsführer des Deutschen Mieterbunds (DMB) und Autor des von der Verbraucherzentrale NRW und dem DMB herausgegebenen Ratgebers "Das Mieter-Handbuch".
Der Hausmeister ist nicht "Mädchen für alles"
Zu den typischen Fehlern in Betriebskostenabrechnungen zählen dem Experten zufolge falsch abgerechnete Hausmeisterkosten: "Der Hausmeister ist häufig Mädchen für alles, aber nicht alles, was er macht, kann umgelegt werden." Wenn er Reparaturen erledige, seien dies keine Betriebskostenpositionen.
"Einmalkosten sind nie Betriebskosten", sagt Ropertz weiter. "Auch Verwaltungs- oder Instandhaltungskosten zählen nicht dazu." Nachlesen lässt sich das in der Betriebskostenverordnung. So dürfen zwar Wartungskosten für einen Fahrstuhl umgelegt werden, aber mehr nicht: "Häufig schließen Vermieter Vollwartungsverträge ab, die auch Reparaturen beinhalten", so Ropertz. "Um diese müssen die Kosten in der Abrechnung dann reduziert werden."
Grundsätzlich dürfen nur Nebenkosten abgerechnet werden, die im Mietvertrag erwähnt sind. Diese müssen aber nicht minutiös aufgeführt werden: "Es reicht der Hinweis, dass der Mieter die Betriebskosten im Sinne der Betriebskostenverordnung zu zahlen hat", sagt Ropertz.
Allerdings: Sind im Mietvertrag nur einzelne Betriebskostenarten wie zum Beispiel Wasser, Abwasser, Warmwasser und Heizung aufgeführt, müssen auch nur diese Kosten gezahlt werden - "gleichgültig, ob noch weitere Betriebskosten vor Ort entstehen."
Den Betriebskostenspiegel zurate ziehen
Zudem müssten Abrechnungen so gestaltet sein, dass der Mieter auf einen Blick prüfen kann, ob tatsächlich nur die gesetzlich zulässigen und vertraglich vereinbarten Kostenarten umgelegt werden.
Haben Mieter Zweifel an der Korrektheit, sollten sie sich fürs Überprüfen Zeit und dabei gegebenenfalls die Hilfe eines Mietervereins in Anspruch nehmen. "Hilfreich ist oft, die Abrechnung mit dem Betriebskostenspiegel und der Abrechnung vom Vorjahr zu vergleichen", rät Ropertz. Tauchen einzelne Kostenarten neu auf oder gibt es nennenswerte Preisunterschiede bei einzelnen Betriebskosten, kann der Vermieter aufgefordert werden, dies zu erklären oder Belege und Rechnungen vorzulegen.
Liegen Fehler vor, muss der Vermieter eine korrigierte Abrechnung schicken. "Weigert er sich oder reagiert er überhaupt nicht, können Mieter und Mieterinnen laufende Vorauszahlungen zurückhalten", sagt Ropertz. Gestehe der Vermieter Fehler nicht ein und komme es zu keiner Einigung, müsse letztlich das Gericht entscheiden. "Das heißt, der Vermieter muss klagen, wenn er eine Nachzahlung durchsetzen will", so der Fachmann.
Wann man Nachzahlungen einfach zurückhalten darf
Vergleichsweise unkompliziert ist der Fall, wenn die Abrechnung zu spät eintrudelt. Spätestens zwölf Monate nach Ende der Abrechnungsperiode muss der Vermieter sie geschickt haben. Für das Betriebsjahr 2021 etwa endet die Frist am 31. Dezember 2022.
Hat der Mieter die Abrechnung bis zum Ablauf der Frist nicht erhalten, muss er die gestellten Nachforderungen nicht begleichen.