Vuosikausia vireillä ollut uudistus ottaa tänä vuonna loppukirin. Se tietää töitä taloyhtiöiden hallituksille ja isännöitsijöille.
Osakeluetteloiden sähköistäminen helpottaa myös asuntokauppaa. Kuva: Hanna Pihlajamäki
Sami Noponen
Monia taloyhtiöitä odottaa suuri muutos, kun osakeluettelot muuttuvat sähköisiksi.
Tähän asti osakeluettelon ylläpidosta on vastannut taloyhtiön hallitus tai isännöitsijä. Osakkailla on puolestaan ollut paperinen osakekirja.
Maanmittauslaitos otti vuoden 2019 alusta käyttöön huoneistotietojärjestelmän. Taloyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelonsa tähän sähköiseen järjestelmään kuluvan vuoden loppuun mennessä.
Tästä siirrosta vastaa pienemmissä taloyhtiöissä hallitus ja suuremmissa yleensä isännöitsijä.
Maanmittauslaitoksen mukaan huoneistotietojärjestelmässä oli tammikuun lopussa vain noin reilut 13 prosenttia Suomen 90 000 taloyhtiöstä, joten loppuvuonna taloyhtiöille voi tulla kiire.
Monessa kunnassa siirtoja ei ole tehty vielä ollenkaan. Aktiivisimmin siirtoja on tehty Etelä-Savossa, verkkaisimmin taas Keski-Pohjanmaalla.
Maanmittauslaitoksen huoneistotietojärjestelmästä vastaava johtaja Janne Murtoniemi korostaa, että siirtyminen digitaaliseen järjestelmään helpottaa esimerkiksi asuntokauppaa.
– Kaikki huoneistotiedot löytyvät yhdestä paikasta ja ovat reaaliaikaisesti saatavilla, Murtoniemi sanoo.
– Sen pohjalta pystytään tuomaan sähköisiin kaupankäyntijärjestelmiin tiedot omistajista.
Pankin tai kiinteistövälittäjän pitääkin asuntokaupoissa selvittää, kuuluuko yhtiö jo huoneistotietojärjestelmään ja onko myyjällä paperinen osakekirja vai sähköinen omistajamerkintä.
Isännöintiliiton toimitusjohtajan Mia Koro-Kanervan mukaan huoneistotietojärjestelmään siirtymistä on hidastanut tietojärjestelmien yhteen sovittaminen.
– Nyt rajapinnat alkavat olla siinä kunnossa, että tieto kulkee molempiin suuntiin. Ei riitä, että isännöitsijä toimittaa osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään, vaan osakastiedon on tultava sieltä myös takaisinpäin.
Tätä tarvitaan siksi, että osakkaiden tiedot olisivat aina ajan tasalla ja esimerkiksi yhtiökokouskutsujen lähettäminen onnistuisi.
– On ollut monimutkainen prosessi saada kaikki tiedot kulkemaan molempiin suuntiin ja sovittaa erilaiset isännöintijärjestelmät keskustelemaan.
Suomen 90 000 taloyhtiöstä noin 55 000 on Koro-Kanervan mukaan ammattimaisen isännöinnin piirissä. Loput toimivat itse.
– Yksittäinen taloyhtiö siirtää vain omat tietonsa. Suurin työ ei sinänsä ole tietojen siirtäminen järjestelmään vaan niihin liittyvä selvitystyö, että kaikki tiedot on oikein kirjattu.
Koro-Kanervan laskelmien mukaan keskisuuri isännöintiyritys pystyy hoitamaan yhdessä henkilötyöpäivässä noin 1,25 taloyhtiötä, kun mukaan lasketaan valmisteleva työ.
Koro-Kanervan mukaan puutteita saattaa olla esimerkiksi kuolinpesien tiedoissa tai osakekauppojen jäljiltä.
– Isännöinnillä on aika vähän keinoja pakottaa osakasta toimittamaan tietoja, kuten syntymäaikoja.
Hän uskoo, että suurin ruuhka taloyhtiöiden osakeluetteloiden siirrossa on syksyllä, kun kevään yhtiökokouskausi on saatu vietyä lävitse ja kesälomat pidettyä.
Murtoniemi arvioi, että taloyhtiöt ottavat tänä vuonna loppukirin.
– Nyt järjestelmät alkavat olla vihdoin valmiina ja siirtoja tehdään.
Murtoniemen mukaan ammattimaiset isännöitsijät ovat hyvin tietoisia asiasta. Edelleen on kuitenkin pieniä taloyhtiöitä, joissa on vitkuteltu siirtojen kanssa. Maanmittauslaitos onkin lähettänyt alle neljän asunnon taloyhtiöille kymmeniä tuhansia kirjeitä, joissa muistutetaan asiasta.
– Pienemmille taloyhtiöille lähti syksyllä kirjeitä ja niitä lähetetään lisää kevään aikana.
Osakasluettelon siirto sähköiseen muotoon on taloyhtiöille ilmaista vielä tämän vuoden loppuun asti. Tämän jälkeen siirron synnyttämistä kustannuksista aletaan periä maksu. Murtoniemen mukaan maksun suuruus ei ole vielä tiedossa.
Asuntokaupan yhteydessä uuden omistajan pitää hakea omistuksensa rekisteröimistä. Kuva: Markku Ulander/Lehtikuva
Osakekirjan mitätöintiä haettava itse:
Vuoden 2019 jälkeen perustetut asunto-osakeyhtiöt kuuluvat automaattisesti huoneistotietojärjestelmään.
Ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden pitää sen sijaan siirtää järjestelmään voimassa oleva osakeluettelo ja vasta sen jälkeen osakkeenomistaja voi rekisteröidä sähköisesti omistuksensa.
Taloyhtiön siirryttyä huoneistotietojärjestelmään on jokaisen osakkeenomistajan haettava vielä erikseen sähköisen omistuksensa rekisteröintiä ja osakekirjansa mitätöintiä Maanmittauslaitokselta. Tähän on aikaa kymmenen vuotta.
Poikkeuksena on asuntokauppa. Jos taloyhtiö on huoneistotietojärjestelmässä, niin asunnon uuden omistajan pitää hakea omistuksensa rekisteröintiä jo kahden kuukauden kuluessa kaupan solmimisesta.
Paperisen osakekirjan sähköistäminen maksaa Maanmittauslaitoksessa 63 euroa.
Jos paperinen osakekirja on pankissa, koska huoneisto on asuntolainan vakuutena, voi pankin kanssa sopia siitä, että pankki hoitaa rekisteröinnin ja osakekirjan mitätöinnin.
Jos paperinen osakekirja on taasen kadonnut, pitää se ennen omistuksen rekisteröintiä kuolettaa käräjäoikeudessa.