Chodzi o obowiązujące od 7 kwietnia tego roku regulacje dotyczące home office. Przewidują one, że pracodawca musi pokryć koszty pracy w domu, przede wszystkim energii elektrycznej czy usług telekomunikacyjnych. Zatrudniony może wykorzystywać do pracy na odległość własny sprzęt (np. komputer czy telefon). Przysługuje mu za to pieniężny ekwiwalent. Pracodawca może także wypłacać załodze ryczałty, odpowiadające przewidywanym kosztom.
Z przepisów o pracy zdalnej wynika, że ryczałty, ekwiwalenty, narzędzia oraz zwrot kosztów nie jest ich przychodem. Pracodawca (który odpowiada za rozliczenie świadczeń dla zatrudnionych) nie musi więc potrącać podatku. Od tej zasady jest jednak wyjątek. Skarbówka może ten przychód naliczyć, jeśli uzna, iż rekompensaty są wyższe niż faktyczne koszty zdalnej pracy. Oznaczałoby to żmudne korekty rozliczeń i konieczność zapłaty PIT.
Jak wyliczyć kwoty dodatków, aby fiskus ich nie zakwestionował? Przepisy o zdalnej pracy stanowią, że „przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu albo ryczałtu bierze się pod uwagę w szczególności normy zużycia materiałów i narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, ich udokumentowane ceny rynkowe oraz ilość materiału wykorzystanego na potrzeby pracodawcy i ceny rynkowe tego materiału, a także normy zużycia energii elektrycznej oraz koszty usług telekomunikacyjnych”.
O interpretację w sprawie nowych przepisów wystąpił bank, który zezwolił na pracę zdalną i zobowiązał się do pokrycia kosztów prądu oraz usług telekomunikacyjnych. Tym, którzy będą pracować w domu przynajmniej trzy dni w miesiącu, przysługuje dzienny ryczałt. Jego wysokość jest uśredniona, jednakowa dla każdego pracownika. Bank zapewnia, że przy obliczeniach uwzględnia normy zużycia energii oraz usług telekomunikacyjnych. Nie wymaga, aby pracownicy dokumentowali wydatki.
Fiskus potwierdził, że ryczałt nie jest przychodem, a na banku nie ciążą obowiązki płatnika .
