Slovenia

UE Ljubljana se seli: prve stranke v novih prostorih 1. julija, po osebno še vedno na Tobačno

Ljubljanska upravna enota se seli v nove prostore na Linhartovo cesto. Izpraznili so prostore enot na petih lokacijah in vse preselili za Bežigrad - tam bosta tako po novem sektor za okolje in sektor za kmetijstvo. Na Tobačni pa ostajata sektor za javni red in promet ter sektor za matične zadeve, tujce in državljanstva. S selitvijo pa sovpada tudi sprememba dela. "Z reorganizacijo izboljšujemo delovne procese in uporabniško izkušnjo," zagotavljajo.

Novi prostori UE Ljubljana.FOTO: Miro Majcen

Upravna enota (UE) Ljubljana je s ponedeljkom, 15. junija, pričela s selitvijo petih svojih izpostav (Vič, Šiška, Moste, Center ter Bežigrad) v stavbo nekdanje občine Bežigrad na Linhartovi cesti 13.

"Trenutno potekajo vse aktivnosti v zvezi s selitvijo, ki mora biti zaključena do 1. julija," je uvodoma, ob predstavitvi prostorov prenovljene enote, predstavnikom sedme sile dejal njen načelnik Bojan Babič. Selitev pa pomeni tudi reorganizacijo samih delovnih procesov. "S tem izboljšujemo tudi uporabniško izkušnjo," pravijo na UE. Prve stranke v novih prostorih pričakujejo čez slaba dva tedna - v sredo, 1. julija.

Na Tobačni bosta po novem organizirana dva sektorja

V prostorih na Tobačni ulici 5 je doslej delovalo pet oddelkov, ki jih bodo po novem organizirali oziroma združili v dva sektorja (pod katera bodo spadali poprejšnji oddelki). Eden od teh bo Sektor za javni red in promet, v okviru katerega bosta delovala Oddelek za javni red in prekrške ter Oddelek za društva, prireditve in orožne listine. Drugi sektor pa bo Sektor za matične zadeve, tujce in državljanstva, v okviru katerega bosta delovala Oddelek za tujce in Oddelek za matične zadeve in državljanstva.

V prostorih na Linhartovi pa bosta delovala sektorja za kmetijstvo in okolje. V praksi to tako pomeni, da bodo stranke na podlagi sprejete reorganizacije UE Ljubljana (ta je pričela veljati v ponedeljek), denimo ob preteku osebnega dokumenta še vedno odšle na Tobačno, postopek pridobitve gradbenega dovoljenja pa bo tekel za Bežigradom.

Prepričani smo, da bomo s sprejeto reorganizacijo in selitvijo izboljšali delovne procese in uporabniško izkušnjo. Potrudili se bomo, da bo selitev izpeljana na način, da jo bodo stranke občutile v najmanjši možni meri. Vse stranke že vnaprej prosimo za razumevanje in potrpežljivost.

Upravna enota Ljubljana

"Doslej je delovalo pet enakih oddelkov na petih različnih lokacijah in zdaj smo jih vse združili pod enega," pa je postopek reorganizacije delovanja upravne enote podrobneje opisal vodja oddelka za upravno poslovanje Ernest Mencigar, zadolžen tudi za glavne pisarne. To po njegovih besedah pomeni tudi poenotenje dela, saj bo to zdaj potekalo pod enotnim vodstvom. To bo - ob kadrovski službi -  v glavni pisarni, prostori te pa ravno na Linhartovi.

17 parkirnih mest, namenjenih izključno strankam

Poskrbeli so tudi za parkiranje. Strankam bo na voljo 17 parkirnih mest, plus eno dodatno za invalide. Da tam resnično parkirajo le stranke - te se po Babičevih besedah na enoti v povprečju zadržijo od 10 do 15 minut - bo skrbel oziroma nadziral varnostnik. Parkiranje bo brezplačno, kar je v primerjavi s tistim na Tobačni, kjer je treba za parkirno mesto odšteti pet evrov, pravo olajšanje. "Če za cel dan plačaš pet evrov, je še sprejemljivo, če pa za parminutni opravek odšteješ tak znesek, pa je to precej," se strinja Babič.

"Zdaj bomo precej lažje dihali. Prostori so opremljeni posebej za naše delo," meni načelnik. V zgradbi je tudi nova poročna soba. Do sedaj so namreč imeli le eno - na Tobačni. "V tem času imamo ob sobotah tudi po devet porok na dan. Med vsako skupino jo je treba razkužiti. Tako se to razvleče čez cel dan," razlagajo.

Težave s telefonskim naročanjem: delno bi jih rešilo naročanje preko maila, še bolj pa klicni center

Tako Babič kot Mencigar pa sta izpostavila, da so v zadnjem času prejeli veliko vprašanj v zvezi z naročanjem strank. Po novem se morajo v skladu z ukrepi za preprečevanje širjenja novega koronavirusa pred obiskom namreč naročiti po telefonu, zaposleni jim dodelijo datum in uro. To pa vodi v težave, saj stranke opozarjajo, da telefon pogosto zvoni v prazno oziroma se nihče ne javi.

"Trudimo se, da bi ohranili tak sistem naročanja, kot je bil na Tobačni - da ljudje pridejo ob uri, ko so naročeni in tako hitro opravijo, kar imajo," ob tem še razlaga načelnik UE Ljubljana Babič. Ker se je tak sistem izkazal kot dober in prispeva k zadovoljstvu strank, razmišljajo da bi ga - pod pogojem optimizacije - obdržali tudi po koroni. "Ob tem, da pa bi vzpostavili klicni center," dodaja.

Mencigar je ob tem predstavil kratek vpogled v statistiko telefonskega naročanja. "Samo v zadnjem mesecu smo na centralo skupno prejeli okoli 16.000 klicev, od tega smo uspeli odgovoriti na dve tretjini. Še pet posameznih telefonskih številk pa imamo za točno določeno naročanje, na vsako od teh smo mesečno prejeli med 9- in 10.000 klicev."  Statistika je zgovorna tudi na dnevni bazi. 10. junija - na primer - so v centralo prejeli 649 klicev, od tega so uspeli odgovoriti na 349. "Ljudje se pritožujejo, da nihče ne dviguje telefona. Težava je sicer v tem, da imamo 30 vhodno-izhodnih linij, kar pomeni, da je lahko hkrati na liniji 30 ljudi," razloge za 'kolaps' telefonskega naročanja opisuje vodja oddelka za upravno poslovanje.

Naročanje preko elektronske pošte se je sicer izkazalo za nekoliko težje, a ga vseeno uvajajo. "Verjetno bo že z jutrišnjim dnem na voljo poseben elektronski poštni predal, kamor pa bodo stranke sporočile le svoj kontakt. Na tega jih bomo nato policali in se z njimi dogovorili za datum in uro, ko se lahko zglasijo na enoti." V pomoč pri naročanju jim bo tudi osem študentov, ki so jih najeli pred kratkim.

Selitev izpostav ljubljanske upravne enote na Linhartovo že v ponedeljek

Poletje, ki je pred zaposlenimi na upravnih enotah, bo sicer precej delovno. V 2020 namreč poteče 14.392 prometnih in vozniških dovoljenj. "Te številke so enormane in imeli bodo težavo suportirati vse stranke," izpostavljajo na UE Ljubljana. Termini se medtem hitro polnijo. "Glede na število zaposlenih, ki jih imamo na voljo, za en teden vnaprej določimo, koliko okenc bo odprtih. Konec tedna pa potem - po potrebi in če je možno - odpremo še kakšno dodatno. Ne moremo namreč vnaprej predvideti, če bo kdo od zaposlenih zbolel," način delovanja pojasnjuje Mencigar.

Dela jim ne zmanjka. Letos prihaja nova desetletna zamenjava nekaterih osebnih dokumentov. (Prva množična menjava osebnih dokumentov je bila v letih 2002 in 2003.) Do 1. januarja 2023 je treba zamenjati stara vozniška dovoljenja, spet je povpraševanje po potnih listih. "Bumi so na vsakih deset let," razlagajo.

So pa edina enota v Sloveniji, kjer delajo v dveh izmenah. Uradne ure so ob ponedeljkih, torkih in četrtkih med 8.00 in 15.00, ob sredah med 8.00 in 18.00, ob petkih pa med 8.00 in 13.00.

Od krajevnih uradov poleti odprt le medvoški, strankam na voljo tri okenca. Dodatna na bežigrajski UE

Čez poletje načrtujejo tudi začasno zaprtje krajevnih uradov. Odprt bo ostal le tisti v Medvodah, kjer delujejo tri okenca. Drugih v tem trenutku ne nameravajo odpreti. "Tudi sicer so krajevni uradi med poletnimi počitnicami, oziroma med 1. julijem in 1. septembrom, večinoma zaprti," razlaga Mencigar. Bodo pa namesto tega odprli dodatna okenca na Linhartovi. "Na okenca bomo poslali vse referente, na telefonskih linijah pa bodo študenti."

Trajnejšo rešitev v preobremenjenosti telefonskih linij vidijo v sodelovanju s klicnim centrom. Za najem zunanjega partnerja - podjetja, ki se s tem ukvarja, bi po njihovih ocenah odšteli med 18.000 in 25.000 evri mesečno (za 1000 ur). Študentsko delo je v tem trenutku sicer cenejše, a bi naročanje preko centra bilo bolj optimalno. "Ker upravna enota nima lastnih sredstev, smo glede denarja vezani na ministrstvo za javno upravo, pod katero spadamo. Od njih pa v zvezi s tem nismo prejeli še nobenega odgovora," pravi Babič.

'Sistem bomo obrnili na glavo.' Sindikat upa na kompromis, a ne izključuje nove stavke
Dodatnih telefonskih linij ne načrtujejo, ker bi to - tako Mencigar – le vse skupaj zamaknilo – namesto razporeda za 14 dni bi ga delali za en mesec, količina dela, ki ga je naenkrat moč opraviti, pa ostaja enaka. Sistem naročanja bodo v večji meri skušali prenesti na elektronsko pošto, deloma so ga že. Od sredine marca do danes so tako odgovorili na 7000 elektronskih sporočil, lani pa v celem letu na 3000. Kot upravni organ so strankam namreč dolžni odgovoriti, pojasnjujejo. Tak sistem naročanja – seveda z določeno optimizacijo - bi želeli ohraniti.

So pa ob tem opozorili še na kadrovsko podhranjenost, s katero se soočajo zadnjih nekaj let. "Ta reorganizacija in optimizacija - ko pridejo sem delati vsi zaposleni iz drugih enot - bi kadrovsko pridobitev pomenila, če bi se izvedla pred štirimi, petimi leti. Takrat bi v tem smislu nekaj pridobili, zdaj žal ne. Vse 'viške' namreč rabimo - ali tukaj ali na Tobačni," sta enotna Babič in Mencigar. Na petih izpostavah skupno sicer dela 123 ljudi.

O tem, kako uspešen bo nov način delovanja upravne enote, zaenkrat še ne morejo govoriti. "Nekaj vode mora preteči, da bomo videli, ali so kje kakšne rezerve, prihranki in koliko novih zaposlitev bi potrebovali," ocenjujejo. Dodajajo še, da bi v tem trenutku potrebovali najmanj 12 dodatnih ljudi, in to izključno le za odgovarjanje na telefonske klice in elektronsko pošto.

Kadrovski primanjkljaj pa posledično seveda čutijo tudi stranke. Na Tobačni so na primer s tem omejeni na 16 odprtih okenc, za katera potrebujejo 32 ljudi, a jih tam vsega skupaj dela 60.

Football news:

Benzema scored his 19th La Liga goal. Messi Has 22
Belotti is the first Torino player in 43 years to score at least 15 goals in two consecutive seasons
Martial became the tenth Manchester United player to score 50 goals in the Premier League
Atletico and Sevilla entered the Champions League, Villarreal lost chances
Annibale Frossi – the forgotten legend of Inter. Played in huge glasses, scored at the Hitler Olympics and narrowly escaped the war in Ethiopia
Sane had his first training session in Bayern
Manchester United have made the same starting line-up in five consecutive Premier League games for the first time in 27 years