Vain murto-osa taloyhtöiden tiedoista on siirretty uuteen huoneistotietojärjestelmään, koska tietojärjestelmät eivät ole vielä valmiita siirtoja varten. Isännöitsijöiden on varmistettava, että järjestelmään vietävät osakeluettelojen tiedot ovat ajantasaisia.
Kaikkien asunto-osakeyhtiöiden osakeluettelot tulisi löytyä vuoden 2023 loppuun mennessä uudesta Maanmittauslaitoksen ylläpitämästä huoneistotietojärjestelmästä.
– Tunnelmat ovat vähän kaksijakoiset. On odotettu, että tämä tapahtuu, mutta toistaiseksi on päästy tekemään vielä hirveän vähän käytännössä, toteaa Kiinteistöliiton lakiasiantuntija Jenni Valkama.
Osakeluetteloiden siirtämisen tahti on ollut verkkaista, sillä tällä hetkellä Suomen noin 89 000 taloyhtiöstä löytyy järjestelmästä noin 6 000 yhtiötä.
Nyt rekisteristä löytyvät taloyhtiöt ovat valtaosin vuoden 2019 jälkeen perustettuja uusia asunto-osakeyhtiöitä, jotka ovat siirtyneet järjestelmään automaattisesti. Loput ovat pääasiassa pieniä yhtiöitä.
Siirto sähköiseen järjestelmään tapahtuu kaksivaiheisesti. Tällä hetkellä isännöitsijät siirtävät taloyhtiöiden osakeluetteloita.
Kun taloyhtiöiden tiedot löytyvät uudesta järjestelmästä, osakkailla on kymmenen vuotta aikaa hakea itselleen sähköistä omistajamerkintää. Tällöin tieto asunto-osakkeen omistajuudesta siirtyy huoneistotietojärjestelmään ja paperinen osakekirja mitätöidään.
Kiinteistöliiton Valkama toteaa, että isännöitsijät haluavat varmistua siitä, että järjestelmä on valmis päivittäistä työtä varten ennen kuin siirtoja ryhdytään tekemään. Taloyhtiön osakeluettelon tietoja tarvitaan muun muassa yhtiökokouskutsujen lähettämistä varten.
– Epävarmuutta liittyy erityisesti siihen, että kuinka uusi järjestelmä toimii, Valkama sanoo.
Isännöitsijät pohtivat myös, kuinka paljon työtä tietojen siirtäminen aiheuttaa heille.
Ensiksi on saatava yhteydet kuntoon
Ensimmäisen vaiheen tietojen siirtäminen on vasta alkamassa.
Maanmittauslaitoksen huoneistojen ja kiinteistöjen omistuksen palvelujen johtaja Janne Murtoniemi kertoo, että taloyhtiöiden tietoja ryhdytään siirtämään suuremmassa mittakaavassa huoneistotietojärjestelmään tämän syksyn ja ensi vuoden aikana.
– Ammattimaisesti toimivilla isännöitsijöillä järjestelmät eivät ole olleet vielä siinä kunnossa, että tieto liikkuu hyvin kumpaankin suuntaan.
Pullonkaulaksi on muodostunut Valkaman mukaan isännöintijärjestelmien ja huoneistotietojärjestelmien välisten rajapintojen saaminen toimintakuntoon.
– Se aiheutti sen, etteivät järjestelmätoimittajat ole päässeet tekemään omaa kehitystyötään. Siitä taas on johtunut tämä, että olemme kohtalaisen lähellä määräajan päättymistä tekemässä siirtoja suuressa määrin.
Murtoniemen mukaan Maanmittauslaitoksen puolelta järjestelmä on nyt valmiina.
– Isännöitsijöiden täytyy varmistaa, että kaikki toimii. Jokaisella on erilaisia järjestelmiä, ja niiden osalta täytyy olla valmiudet olemassa siirtää tietoja.
Taloasema Seinäjoen yrittäjä ja isännöitsijä Petri Luukko kertoo, että Taloasemaan kuuluvien isännöintitoimistojen tiedot viedään myöhemmin keskitetysti huoneistotietojärjestelmään.
– Selvittelemme osakeluettelosta puuttuvia tietoja, jotka on täydennettävä ensiksi.
Taloasema Seinäjoella on isännöitävänä hieman alle 40 taloyhtiötä Seinäjoella ja Vaasassa.
Täydennyksiä on tehtävä muutaman taloyhtiön yksittäisten osakkeenomistajien puutteellisiin tietoihin osakeluettelossa.
Puutteellinen tieto voi olla vaikkapa päivämäärä, jolloin isännöitsijä on kirjannut uuden omistajan osakeluetteloon tai todistus siitä, että asunto-osakkeen omistaja on maksanut varainsiirtoveron.
– Isännöitsijä ei ole silloin jostain syystä tehnyt merkintäkirjausta osakeluetteloon. Isännöitsijä tekee osakeluettelomerkinnän sen jälkeen, kun hän on todennut asunto-osakkeen uuden omistajan. Tällaisia päiviä vielä puuttuu, joten niitä vielä selvitellään, Luukko sanoo.
Myös Retta Isännöinnin Vaasan yksikön päällikkö Jari Jokela kertoo, että he ovat valmistautuneet taloyhtiöiden tietojen siirtämiseen tarkistamalla, että siirrettävien osakeluetteloiden tiedot olisivat mahdollisimman ajantasaisia.
– Kaiken a ja o on, että lähdetiedot ovat kohdallaan, Jokela sanoo.
Kun järjestelmät eivät keskustele keskenään, tietojen siirto ei ole käytännössä mahdollista.
Jari Jokela
Mikäli tiedot ovat vanhentuneita tai puuttuvat, asunto-osakkeen oikeaa omistajaa saatetaan joutua selvittelemään myöhemmin.
– Jos osakkailta ei saada puuttuvaa tietoa, ilmoitusta [omistajuudesta] ei voida siirron yhteydessä tehdä. Se aiheuttaa todennäköisesti sen, että omistaja joutuu toimittamaan selvityksiä Maanmittauslaitokselle siirtämisen jälkeen, Valkama täydentää.
Retta Isännöinnillä on hallinoitavanaan Suomessa noin 6 200 taloyhtiötä.
Jokelakertoo, ettei henkilöstön määrä riittäisi tietojen syöttämiseen uuteen tietokantaan manuaalisesti, vaan siirtojen täytyy onnistua koneellisesti järjestelmien välillä.
– Tietojen siirto on käytännössä mahdollista vasta, kun järjestelmät keskustelevat keskenään.
Muistutuskirjeitä pienille taloyhtiöille
Pienemmissä yhtiöissä, joiden hallituksen tehtäviä isännöitsijä ei hoida, osakeluettelon siirtäminen jää taloyhtiön hallituksen tehtäväksi. Maanmittauslaitoksen Janne Murtoniemi kertoo, että myös pienempien taloyhtiöiden pitäisi petrata tahdissa.
– Emme ole saaneet aktivoitua kovin paljoa pieniä taloyhtiöitä tässä asiassa.
Maanmittauslaitos lähetti elokuun aikana noin 22 000 kirjettä muistutukseksi tietojen viemisestä uuteen järjestelmään alle neljän asunnon taloyhtiöille.
– Seuraamme aktiivisesti, kuinka siirto vaikuttaa taloyhtiöihin, ja kun kampanja on ohi, mietimme seuraavia keinoja, Murtoniemi toteaa.
Murtoniemi kertoo olevansa luottavainen siihen, että valtaosa taloyhtiöistä saadaan rekisteriin määräajassa.
– Osakeluettelon siirto on maksutonta tämän ja ensi vuoden aikana. Tästä jos myöhästytään, osakeluettelon siirtäminen muuttuu taloyhtiöille maksulliseksi.
Hän muistuttaa, että järjestelmään siirryttäessä taloyhtiöiden työmäärä helpottuu, kun osakeluettelon ylläpitämisen vastuu siirtyy Maanmittauslaitokselle.
Muutoksen myötä mahdollistuu asuntokauppojen tekeminen sähköisesti, kun päästään luopumaan paperisista osakekirjoista.
Jenni Valkama
Taloaseman Luukko näkee, että huoneistotietojärjestelmä kehittää alaa hyvään suuntaan.
– Sähköisyys helpottaa kaikin puolin aina. Kun tiedot ovat sähköisiä, ne ovat saatavilla yhdestä järjestelmästä. Osakekirjatkin ovat sähköisiä, eivätkä paperiversioita, jotka voisivat teoriassa hävitäkin, Luukko sanoo.
Myös Kiinteistöliiton Valkama toteaa, että sähköisyys helpottaa niin isännöitsijän työtä kuin asuntokauppaakin.
– Muutoksen myötä mahdollistuu asuntokauppojen tekeminen sähköisesti, kun päästään luopumaan paperisista osakekirjoista. Tämä sujuvoittaa omistajanvaihdostilanteita, kun päästään siihen pisteeseen, että osakeluetteloiden siirrot on tehty.
Aiheesta voi keskustella lauantaihin 8. lokakuuta kello 23 asti.
Lue myös:
Vasta kolme prosenttia taloyhtiöistä on ehtinyt siirtyä sähköiseen huoneistotietojärjestelmään – aikaa on vuoden 2023 loppuun
Asuntojen paperiset osakekirjat jäävät historiaan – katso ohjeet, miten asuntokaupan voi hoitaa sähköisesti ensi vuoden alusta
